Un día en La Paruma

Esto es lo que hay que sostener, todos los días

• El sistema de ruta al mercado opera en Urabá: Apartadó, Carepa, Chigorodó, Turbo, Necoclí y San Pedro de Urabá
• Tres bodegas: centro de distribución, contenedor y Turbo

El mismo dato se escribía tres veces

Excel, papel y WhatsApp. Todo funcionaba, pero dependía de que una persona no se equivocara nunca.

• La planeación vivía en un Excel con macros, en el computador de una sola persona. Si esa persona faltaba, no había planeación.
• El conductor salía con un rutero impreso. Lo que pasaba en la calle solo se sabía cuando volvía en la noche.
• Las novedades viajaban por WhatsApp: listas escritas a mano, fotos de consignaciones, notas crédito pedidas por mensaje. Alguien tenía que volver a teclearlo todo.
• La liquidación se hacía en un Excel de 28 pestañas, una por vehículo. El liquidador terminaba a las 3 o 4 de la mañana.

El sistema no reemplazó a nadie

Capturó el dato donde ocurre, para que no haya que volver a escribirlo tres veces.

• El dato se escribe una sola vez, en el lugar donde pasa.
• Cada cuenta de plata está escrita una sola vez. Los descuadres históricos venían de tener la misma fórmula en dos sitios distintos, y cada uno daba un número diferente.
• Lo que el sistema no puede decidir solo lo manda a ojos humanos, con el motivo explicado en español.
• Cuando duda, duda hacia el lado seguro: prefiere mandar a revisión antes que aprobar de más.

El día completo, de un vistazo

Llega el pedido de Bavaria

• Bavaria envía el archivo del día — el ECOM — y se sube al sistema.
• Trae cada línea de cada pedido: cliente, producto, cantidad, precio, descuento, IVA e impuesto al consumo.
• El sistema lo lee venga como venga, incluso cuando Bavaria lo exporta como página web disfrazada de Excel, que es lo que hace hoy.

La pizarra de novedades

• Clientes bloqueados, pedidos que hay que adelantar, cambios de localidad, pedidos manuales.
• Es una pizarra compartida en vivo: varias personas escriben al tiempo.
• Cada novedad se marca con OK cuando se atiende. La que no se marca pasa sola al día siguiente y no se pierde.

Inventarios, agotados y reprogramados

• Se suben las existencias de las tres bodegas: centro de distribución, contenedor y Turbo.
• Cruza lo que piden los clientes contra lo que hay y marca las líneas sin existencias, que quedan fuera del cargue.
• Los pedidos que no salen quedan señalados para volver a montarlos mañana.
• Cuando Bavaria reemite un pedido con número nuevo, lo reconoce como el mismo y no lo pierde.

Qué cliente va en qué carro

• Convierte los pedidos a cajas, estibas, peso y hectolitros: así se mide de verdad si un carro cabe.
• Agrupa por municipio y barrio, para que un carro no cruce la región.
• Maneja varios viajes por carro y el remonte — cargar en dos niveles.
• Separa a los mayoristas, que se manejan distinto de las tiendas.
• El planeador puede mover clientes a mano y el sistema recalcula al instante.

De qué bodega sale cada caja

• Descuenta el inventario real y avisa cuando una referencia no alcanza.
• El planeador puede reservar una cantidad para un carro antes de que otro se la lleve.

El orden de la ruta, y publicar

• Los clientes de cada carro se ordenan siguiendo las calles reales, no en línea recta.
• Se corrigió porque los conductores reportaron que el orden anterior los mandaba en contravía.
• El papel impreso y lo que ve el conductor en el celular llevan exactamente el mismo orden.
• Con un botón las rutas viajan a los celulares. Las de carros que ya salieron no se tocan.
• Antes de publicar avisa si un carro va sin coordenadas: el mapa saldría vacío.

Los bancos se abren solos

• Entra a Bancolombia (2 cuentas) y a BBVA (1), descarga el extracto y lo vuelve Excel contable.
• Lo guarda y lo reparte por cuatro canales: WhatsApp, correo a 4 personas y Telegram.
• Ciclo completo: unos 9 minutos. 7.514 movimientos guardados, de marzo a septiembre.

Cuando el banco cambia sin avisar

• Los bancos no ofrecen una vía de datos. La única puerta es la página web, protegida contra robots.
• El 17 de agosto Bancolombia escondió el botón «Informe consolidado»: se ve en pantalla, pero deja de existir para cualquier programa que lea la página.
• El robot respondía «no lo encuentro», con toda la razón: nadie se lo estaba ofreciendo.
• No se parchó ese botón: se le enseñó a mirar detrás de ese tipo de escondite, para que aguante los próximos cambios.
• Los 6 fallos de Bancolombia fueron 3 cambios del banco, cada uno diagnosticado y corregido.

El rutero digital

• Check list del vehículo y marca de salida del centro de distribución.
• Su lista de clientes en orden, con dirección, teléfono y mapa. El detalle de cada pedido con precios: puede cobrar sin llevar papel.
• Registra el pago: efectivo, consignación con foto del soporte, o mixto. Controla el envase que debe recoger.
• Pide notas crédito desde la calle, con foto y número de factura. Registra gastos de ruta y venta libre.
• Funciona sin internet. En zonas sin señal sigue trabajando y todo se sube solo cuando vuelve la cobertura.

Seguimiento en vivo

• Cuántos clientes lleva cada carro, cuánto ha recaudado, a qué hora salió.
• Estimación de a qué hora termina cada ruta.
• Los tres cortes de recaudo del día.
• Los rechazos con su motivo — y aparte, los clientes que no se alcanzaron, porque esos hay que volver a montarlos mañana.

La foto que se revisa sola

Tres huecos por donde se iba la plata: el mismo recibo cargado dos veces, una foto ilegible que nadie puede verificar, y plata consignada a una cuenta que no es.

Dos lecturas, un árbitro, y las reglas

• Después aplica las reglas del negocio: a qué cuenta entró, si la fecha tiene sentido, y si ese pago ya se había registrado antes.
• Cuatro capas de duplicados encadenadas: archivo idéntico, imagen parecida, número de comprobante, y huella de la transacción.
• Extrae el número único que el banco imprime en cada tirilla: con él un duplicado se prueba sin discusión.
• La lista de destinos válidos va por número de cuenta, no por nombre: el sistema no adivina a dónde fue la plata.

La liquidación

Cada carro se cuadra: lo que vendió contra lo que entregó.

• Se sube el informe de ventas y el sistema arma el cuadre: venta, envase, notas crédito, consignaciones, efectivo, gastos, promociones y retenciones.
• 5 de las 18 líneas se llenan solas con lo que la app ya recibió de la ruta. Eso es exactamente lo que el liquidador tecleaba a mano.
• La cifra que él persigue — la diferencia, que debe quedar en cero — sale sola.
• No deja cerrar una liquidación que no cuadre.

El banco contra la bodega

• Seis cuentas de dos orígenes: Cervecería Unión (3 sociedades), Bancolombia (ahorros y corriente) y BBVA.
• Cada banco manda su archivo con formato distinto. El sistema los reconoce, los normaliza y deja una hoja por cuenta.
• Empareja por fecha, monto exacto y número de cuenta. Esa última condición evita el error grave: sin ella, 46 cruces falsos por $100.900.000 en un solo día.

Los informes

Del mismo dato que usó la operación, para que no haya dos verdades.

• El informe en hectolitros y el archivo 2BD que pide Bavaria.
• Qué salió de cada bodega, por carro y por producto.
• Comparativo de lo planeado contra lo entregado.

La plata que estaba invisible

Ninguno de estos se habría detectado revisando a mano.

• $9.000.000 — un pago interbancario que un filtro descartaba en silencio.
• $100.900.000 — 46 cruces falsos en un solo día, evitados al exigir que coincida el número de cuenta.
• $3.000.000 — un pago retenido tres meses por una alarma mal calibrada. Liberado.
• $174.926.225 — 54 pagos legítimos en 21 días que una regla de fechas habría detenido. Se identificaron y se dejaron pasar con alerta.
• 92 recibos de bodegas enteras que desaparecían al consultar dos días, sin ningún aviso.
• 23 formas distintas de colar un destino inválido, todas bloqueadas.

Lo que el sistema NO hace

• Ningún sistema con inteligencia artificial es infalible.
• El detector de fotos atrapa el desenfoque fuerte; no la letra a mano ni la tinta tenue.
• La lectura automática puede equivocarse en un dígito. Por eso existen el árbitro y la revisión humana.
• Cuando un banco cambia su página, el robot falla hasta que se corrige. Ha pasado 3 veces desde agosto, y las 3 se corrigieron.
• Lo que queda sin cruzar en la conciliación no está resuelto: está señalado para que alguien lo revise.

El mayorista se atiende solo

Hoy el mayorista manda su consignación por WhatsApp al conductor o al liquidador, y alguien la registra.

• El mayorista entra con su usuario y sube él mismo sus consignaciones, con el soporte.
• Ve sus facturas: qué se le entregó, qué debe y qué ya pagó.
• El registro queda firmado por quien pagó, con fecha y hora, sin intermediario.

La misma IA, ahora del lado del cliente

El mayorista sube su consignación y recibe la respuesta en el momento.

• El mismo motor que hoy revisa los recibos de los bodegueros, aplicado a lo que sube el cliente.
• Acepta o rechaza en el momento, con el motivo explicado.
• Elimina el paso intermedio: nadie tiene que volver a teclear lo que llegó por WhatsApp.

La conversación vive por fuera

Sabemos todo de la operación. De la relación con el cliente, casi nada queda escrito.

• El cliente escribe por WhatsApp, llama por teléfono, o se queja con el conductor. Cada cosa queda en un sitio distinto, y algunas no quedan en ninguno.
• Quien contesta lo hace a ciegas: sin saber qué pidió ese cliente, si ya pagó, si le llegó completo, o si es la tercera vez que reclama lo mismo.
• Lo que pasa en la conversación no llega a la operación, y lo que pasa en la operación no llega a la conversación.

Hacia dónde va

El historial 360°

Todo lo que le ha pasado a un cliente, en un solo hilo.

• Cada evento queda relacionado con el anterior: qué pidió, cuándo pagó, cuándo le llegó y por qué llamó.
• Aquí se conecta con lo que ya existe: el pedido sale de la planeación, la entrega del rutero del conductor, el pago de las consignaciones.
• El CRM no copia la información del sistema de operación: guarda el evento y de dónde salió. Así no hay dos verdades.

El chatbot de WhatsApp

Atiende a cualquier hora, y no es un menú de opciones: entiende lo que le escriben.

• Consulta el sistema en el momento: qué pidió el cliente, qué debe, cuándo le llega.
• Cuando no puede resolver, pasa a una persona con el motivo, el resumen y lo que ya consultó. El cliente no repite nada.
• Cada conversación —del bot o de la persona— queda en el historial de ese cliente.

Ya hay una prueba funcionando

No partimos de cero: esta pieza lleva meses operando en el sistema de otro cliente nuestro.

• Un panel dentro del chat detecta a qué cliente le están escribiendo y consulta el sistema externo con ese teléfono.
• Muestra su ficha, su cartera y el inventario con precio y existencias, sin salir de la conversación.
• Y deja actuar: pegar precios en la respuesta, generar una cotización, crear un pedido.
• Es la capa de integraciones: lo que conecta el CRM con el sistema de La Paruma. Se configura por empresa, no se hace a la medida de una sola.

Preguntar en español

• «¿Cuáles son las principales quejas de este mes?»
• «Resume todo lo que ha pasado con este cliente.»
• La respuesta siempre trae de dónde salió —qué conversaciones, qué pedidos— para poder abrirlo y comprobarlo.
• Y desde el mismo sitio: plantillas de WhatsApp y envíos masivos, sin depender de otra herramienta.

Telefonía, y en qué orden

• Llamadas dentro del sistema: entrantes y salientes, colas, grabación y transcripción.
• Agentes de voz con IA que conversan, consultan y resuelven — y pasan a una persona con el contexto ya recogido.
• El orden no es negociable: historial e integraciones primero, porque alimentan a todo lo demás. Un buscador sin historial solo puede leer chats.